Si el software de facturación, ventas-compras (ERP) gobierna nuestro negocio, deberíamos intentar que sea lo más productivo y efectivo posible. Y, sin embargo, ¿quién no se ha quejado en alguna ocasión porque se tiene que pelear con los recursos tecnológicos de su negocio?
- Los usuarios solemos demandar que el software con el que tenemos que trabajar todos los días esté permanentemente actualizado y que cumpla con nuestras expectativas de funcionalidad y rendimiento.
- Sin embargo, hemos de reconocer que mantener actualizada toda la tecnología que sustenta una empresa es uno de los principales quebraderos de cabeza de cualquier departamento de tecnología. Y hacerlo cuadrar con el presupuesto disponible, aún más.
El ERP no es ajeno a esta tendencia. Sin embargo, optimizarlo puede parecer, a primera vista, una tarea ardua y compleja. Cabe recordar, además, que cada implantación es diferente, en función de la empresa en la que esté instalado.
Sin embargo, tenemos una buena noticia. Basta con tomar una serie de medidas (unas más sencillas que otras, no lo negaremos), para que podemos aumentar la productividad del ERP y, por tanto, de todo nuestro negocio.
Una auditoría interna.
Lo primero que debemos hacer para saber cómo podemos aumentar la productividad de nuestra aplicación es hacer una especie de auditoría interna.
Es decir, deberemos estudiar dónde estamos fallando o dónde tenemos margen de mejorar para sacar todo el potencial de nuestra herramienta.
Puede que algunas de las cosas con las que nos encontremos sean viejos conocidos, pero sin duda nos encontraremos con nuevos desafíos.
Para llevar a cabo esta auditoría interna, debemos preguntar a todos los miembros de la empresa que trabajen con él, con el fin de conocer cuáles son los principales usos que le dan, dónde lo encuentran más útil y cuáles son aquellos aspectos que les gustaría mejorar.
Una vez que tengamos toda esta información, debemos analizarla con minuciosidad y cautela. De hecho, no estaría de más que pudiéramos observar in situ algunos de los comentarios efectuados por el resto de los trabajadores.
Con todo ello podemos elaborar, ahora sí, un plan de cuáles son los puntos críticos, dónde podemos mejorar el uso y la aplicación y cuáles son los objetivos que nos vamos a plantear con todo ello. Y, después, ya nos podemos poner manos a la obra para llevar a cabo este plan de optimización.
Evidentemente, cada empresa es un mundo y cada implantación tiene sus casuísticas diferentes. Pero, a grandes rasgos, podemos generalizar cuáles van a ser algunos de esos puntos de mejora.
Formación de los empleados.
La mejor manera de aumentar la productividad de un ERP es formando constantemente a los empleados sobre el uso de esta herramienta. Todos sabemos que este tipo de herramientas puede ser algo complejo y que no todos los departamentos ni todos los profesionales deben hacer el mismo empleo de esta. Por eso, debemos adaptar esta formación a cada uno de los departamentos. Es la manera de que los usuarios sepan sacar todo su verdadero potencial.
Además, cabe recordar que según un informe, el 32 por ciento de los usuarios considera que hay grandes características de sus ERP no se utilizan por completo y que un 41 por ciento reconoce que no se usa una pequeña porción de todas estas características.
Si conseguimos exprimir al máximo todas las posibilidades que tiene este aplicativo, qué duda cabe que estaremos mejorando su productividad. Muchas de estas funciones pueden no ser conocidas por nuestros empleados, así que una buena formación les sacará de dudas.
Según algunos informes, el 32% de los empleados considera que hay características de su software ERP que no se utilizan.
Un agente virtual que nos guíe.
Podemos, incluso, incluir en el software un agente virtual, esas herramientas que no solo valen para atender a nuestros visitantes de la página web, sino para ayudar a los empleados a utilizar mejor la aplicación. De hecho, estos asistentes pueden servirnos de guía especialmente en procesos complejos.
Evidentemente, si integramos el asistente virtual con la página web, el ERP mejorará el servicio al cliente, ya que podemos ver lo que los clientes preguntan en tiempo real. Mientras un agente virtual responde en primera instancia a todas las preguntas que se realizan, el sistema puede ir preparándose para todos los cometidos que se le van a exigir. Los consumidores pueden hacer preguntas sobre su pedido y el asistente virtual ser el encargado de ofrecer esta información.
Unificación en el ERP.
Bien por desconocimiento, bien por dejadez o comodidad, puede que algunas de las operaciones que realicemos en otros programas puedan llevarse a cabo en nuestro ERP. Si dejamos que esta herramienta sea el vector principal, optimizamos la operativa y los procesos y evitamos, además, que se puedan producir errores o duplicidades.
A veces, basta preguntar a nuestro proveedor si tiene algún módulo o si se integra con otra aplicación con la que podamos unificar todos los recursos en nuestro software principal.
Limpieza de la base de datos.
Se conocen como datos oscuros (dark data): aquella información duplicada, frecuentemente olvidada, pero que se guarda «por si acaso». Gran parte de estos datos antiguos, además, no están estructurados, etiquetados y no se usan. Lo único que hacen es ocupar espacio y, en muchos casos, ralentizar los sistemas. Algunos estudios aseguran que el 80% de todos los datos que guardamos son inútiles o datos oscuros.
Por eso, una de las mejores formas de hacer que esta herramienta sea más productiva es revisar todos aquellos informes diarios, semanales o mensuales que genera o los datos que guarda sin sentido.
Aplicar Inteligencia Artificial.
El aprendizaje automático y la inteligencia artificial (IA) están mucho más presente de lo que podemos pensar. Si lo aplicamos a nuestro software, nos pueden ayudar, por ejemplo, a identificar rápidamente la causa de un problema cuando éste se produce, lo que nos ahorrará tiempo. Pero, además, estas herramientas aprenderán de lo ocurrido y nos ayudarán a predecir y por tanto prevenir cuando se produzca una incidencia similar. Igualmente, conforme va mejorándose la IA, ésta será aún más eficiente para evitar paradas y que se puedan desperdiciar los recursos. La capacidad de predecir un problema antes de que ocurra mantendrá las cosas funcionando sin problemas, reduciendo el riesgo de un mayor uso de energía o bienes dañados e inutilizables.
De la misma forma, estas herramientas y su analítica pueden ayudarnos a identificar cualquier proceso o práctica que sea ineficiente. Incluso puede sugerir soluciones viables que ahorre recursos.
Y, por último, basta recordar que cualquier mejora que hagamos en nuestro ERP irá directamente a nuestra flota de operación. La competitividad y la productividad nunca están de más en un negocio.
Fuente Arantxa Herranz
Periodista freelance y consultora especializada en tecnología.
