Software ERP: Factores que debes tener en cuenta para elegir un programa de gestión

Cuando se trata de mejorar el rendimiento y reducir los costes hemos de plantearnos como se gestiona y se procesa la información de nuestra empresa. ¿Te identificas con alguna de las siguientes situaciones?

• Softwares independientes para cada proceso. En muchos casos se hace uso de programas independientes para la gestión de los pagos, los cobros y los pedidos. Cuando esto sucede, puede resultar complicado obtener datos precisos, así como una visión clara del estado de tu negocio. Los datos duplicados e incoherencias en la información pueden llegar a ser un problema recurrente.

• Gestión de procesos de forma manual. Si los procesos manuales son algo habitual en tu empresa, como pueden ser la emisión de facturas o las órdenes de venta, debes considerar cuánto tiempo y esfuerzo se está invirtiendo en este tipo de tareas. Esta dinámica de trabajo puede suponer un incremento considerable de esfuerzo y tiempo invertidos en la gestión.

• Difícil acceso y control de la información. Cuando no se dispone de un ERP pueden surgir problemas a la hora de consultar cierta información de gran relevancia como pueden ser los ingresos por línea de productos, el número de devoluciones, la cantidad exacta de productos, su ubicación, etc. Incluso podemos llegar a encontrarnos con que esta información está desactualizada.

Si cualquiera de ellas forma parte del día a día de tu empresa es imprescindible valorar la opción de implantar un ERP. Este software te va a permitir integrar la gestión de todos los procesos de tu empresa en una única plataforma, ofreciendo una base de datos clara, de fácil acceso y en tiempo real. De esta forma no sólo se incrementa la productividad, sino que también se facilita la toma de decisiones.

La elección de un programa de gestión o ERP puede resultar una tarea compleja. En el mercado encontramos una gran variedad ofertas y es bastante común no tener claro que aspectos se deben tener en cuenta para seleccionar el más adecuado.

Aquí te dejamos algunos de los factores más importantes:

Encontramos que los softwares de gestión se clasifican en dos categorías: verticales y horizontales. A la hora de escoger entre ambos debes tener en cuenta si tu empresa tiene las mismas necesidades que la empresa media o, por el contrario, tiene unas necesidades específicas.

-> Los ERPs Horizontales están pensados para optimizar y gestionar los procesos de la gran mayoría de empresas. Son softwares más estandarizados por lo que su uso es intuitivo y su implementación es bastante rápida. Además, suelen tener un precio más competente, se actualizan con frecuencia y son escalables. En el caso de que nuestro nicho requiera de unas funcionalidades específicas para la gestión, como puede ser el caso de las inmobiliarias, nos encontramos con que este tipo de softwares se pueden adaptar mediante la configuración inicial. Sin embargo, esto suele implicar un ligero incremento en el precio.

-> Por otro lado, los ERPs Verticales están diseñados específicamente para un tipo de negocio teniendo en cuenta procesos poco comunes que se desarrollan dentro del mismo.  La implantación de este tipo de softwares es de mayor complejidad y no disponen de tanta flexibilidad como un software horizontal. Ahora bien, ofrecen una mayor adaptabilidad a la hora de abordar procesos específicos del sector y se actualizan de acuerdo a los cambios que se producen en el sector.

Es importante que el programa de gestión que elijamos sea capaz de crecer con nuestra empresa. Para ello, nos aseguraremos de que ofrezca las siguientes posibilidades:

• Incrementar el número de usuarios
• Incluir módulos para funcionalidades específicas
• Integración del software con otras plataformas
• Contratación de SQL para la mejora de rendimiento en caso de que se incremente nuestra base de datos

-> Un ERP propietario es aquel que se adquiere mediante el pago de una licencia. Puede que este coste suponga un obstáculo para muchas empresas, sin embargo, a largo plazo resulta ser la mejor opción.

Este tipo de softwares muestran una mayor fiabilidad tanto en su implementación como en su uso diario. Adicionalmente, incluyen garantía y coberturas. Su adaptabilidad es mayor y habitualmente se comercializan incluyendo un plan de mantenimiento y soporte que implica: configuración, actualizaciones, solución de problemas y errores.

-> Por otro lado, un ERP libre es aquél cuya adquisición no implica ningún tipo de pago. De primera mano esto puede sonar muy tentador, no obstante, a largo plazo implica una serie de costes elevados y frecuentes. Son programas que no incluyen garantías ni tampoco soporte o mantenimiento. Es en este punto donde, con la probable necesidad de nuevas actualizaciones, solución de errores o integración de módulos, aparezcan los costes mencionados.

¡OJO! La configuración inicial de un ERP libre corre por cuenta propia, es decir, es necesario tener conocimientos de programación. Si es este tu caso, podrás personalizarlo conforme a tus necesidades. Pero ten en cuenta que su capacidad de adaptabilidad y sus funcionalidades son muy limitadas.

Este servicio viene dado por parte del partner al cual le hemos contratado la solución e implica un coste fijo y recurrente. A pesar de ello, no sólo debemos tener en cuenta su coste anual, también hay que valorar la calidad del servicio. Con este fin, debemos plantearnos lo siguiente:

• ¿El partner conoce el producto en profundidad?
• ¿Nos ofrecen formación para poder desenvolvernos bien con nuestro ERP?
• ¿Cubren y aseguran actualizaciones?
• ¿Cuál es su modelo de soporte?