COSTES FANTASMA
Como podrás intuir por el título, vamos a hablar de esos costes que aparentemente pasan desapercibidos y en la mayoría de ocasiones no vemos pero que merman poco a poco nuestra productividad y en igual medida nuestro beneficio. Vamos a ver el porqué de contratar un servicio de mantenimiento informático profesional, copias de seguridad y algún “truco” que nos permiten reducirlos. Por nuestra experiencia, te voy a mostrar casos con los que nos encontramos habitualmente y que son un claro ejemplo de cómo nos surgen estos costes.
Todos estos ejemplos tienen un denominador común, el tiempo. Tiempo que se traduce en falta de productividad y costes laborales.
Son muchos los puestos de trabajo en los que el equipo informático es una herramienta o la herramienta de trabajo. Y no tenerlo en perfectas condiciones de uso nos supone más problemas de los que nos imaginamos.
El primero y más común y en el que seguro estarás pensando, es el problema de “lentitud” del equipo. Normalmente solemos llamar al servicio técnico cuando el problema ya es demasiado acusado y con un alto riesgo de que el S.O. este “tocado”. Y aquí entran los llamados costes fantasmas, un equipo informático con este problema hará que el empleo de tiempo para la realización de tareas o trabajos aumente considerablemente y por ello aumenta también el coste laboral para el desempeño de esos trabajos.
Esto no es solo un problema para el empresario que se le verá reducida la productividad, sino que también es un aumento del estrés laboral del trabajador ya que le dificulta muchísimo el desempeño de su trabajo y/o ve que no puede llegar a tiempo a realizarlo, en caso de tener plazos.
Es importante que tu equipo informático esté optimizado y dotado de las características técnicas en función al trabajo que se va a realizar con él.
Otro ejemplo lo encontramos en la digitalización de la administración, o la llamada Administración Electrónica. Aunque es un ahorro de tiempo inmenso el poder presentar documentos o realizar trámites sin movernos de la oficina, es muy común encontrarnos con problemas de configuración del navegador y con los componentes de firma electrónica. Esto hace que muchas veces empleamos más tiempo en intentar realizar el trámite que presentarlo en papel directamente en la administración, si se puede. Y perdona ser tan repetitivo, pero otra vez entra en juego esos costes de productividad y laborales por el exceso de empleo de tiempo en la realización del trámite.
El no tener el sistema disponible hasta que sea reparado o la pérdida del trabajo realizado, es otra gran acumulación de costes como hemos hablado anteriormente.
¡Menudo panorama verdad, lamentablemente el riesgo es alto y pude ocurrir en cualquier momento!
OTROS COSTES: además de los anteriormente mencionados, están los producidos por la pérdida o mal funcionamiento de algún componente informático y que requieren de la sustitución y/o reparación de los mismos. Realiza tus cuentas.
LA IMPORTANCIA DE CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO INFORMATICO
Un servicio de mantenimiento informático no consta en pagar una cuota para que cuando tengas un problema con un equipo vaya un técnico a repararlo. Un buen servicio de mantenimiento nos tiene que proporcionar en primera instancia una auditoría del sistema. Con esta auditoría podremos detectar las deficiencias y mejoras tanto a nivel de Hardware como Software que requieran tus equipos informáticos así como sistemas de servidores y red.
Una vez detectados, se realizarán las medidas correctoras necesarias para poner el sistema en óptimo funcionamiento. Con esta acción reducimos los problemas que puedan ocurrir a un equipo que no se ha atendido a nivel de mantenimiento correctamente, evitando así la pérdida de tiempo por reparaciones futuras.
Es también muy importante que las auditorías se realicen de manera regular y calendarizada para mantener los sistemas en óptimas condiciones.
¿QUE DEBE INCLUIR NUESTRO MANTENIMIENTO INFORMÁTICO?
Un contrato de servicio de mantenimiento no solo debe ser para realizar las auditorías y reparaciones antes mencionadas, debes de asegurarte que dispone de atención on-line para la resolución de incidencias de usuario. Este servicio no es ni más ni menos que el indispensable para resolver de manera rápida, gracias a la conexión remota, cualquier problema con el uso de equipo, como por ejemplo el expuesto anteriormente con la administración electrónica, y reducir al mínimo la pérdida de tiempo en intentar averiguar porque no puedo firmar un documento electrónicamente.
Existe software específico que nos permite que los puestos de los trabajadores solo sea instalado el software requerido y que solo se puedan visitar determinados sitios web, que unido a un sistema antivirus, políticas de red y firewall hace que se minimice considerablemente el riesgo de avería del equipo, además de ayudar considerablemente a la auditoría del mismo.
Además, tienes soluciones económicas que puedes implementar para mejorar el rendimiento de tus equipos informáticos sin tener que recurrir al desembolso importante de su sustitución, como es la instalación de discos duros sólidos (SSD) para mejorar el rendimiento.
Seguro que te da por pensar en qué perdemos muchas veces el tiempo con el ordenador y como lo puedes solucionar.
